Keine Frage erhalte ich so oft, wie die Frage nach einem sinnvollen und effektiven Zeitmanagement. Diesen Blog-Artikel schreibe ich auch direkt auf Nachfrage einer Community-Memberin, die sich ‚Punkte oder Strategien für effektives Zeitmanagement‘ gewünscht hat. Du siehst also, dass du mit deinem Interesse für das Thema nicht alleine bist, sondern dass es ganz vielen Expertinnen, Projektmanagerinnen und Leaderinnen genauso geht.
Mit der Frage nach effektivem Zeitmanagement verbunden ist auch oftmals die Befürchtung, dass ein Einstieg in die Führungsrolle nicht nur mit mehr Verantwortung einhergeht, sondern auch mit einem Plus an Arbeit. Du frägst dich vielleicht auch: Muss ich dann noch mehr arbeiten? Genau für diesen Fall, möchte ich nun meine Top-Tipps mit dir teilen.
Grundsätzlich muss ich zu Beginn sagen, dass ich kein Fan des Worts ‚Zeitmanagement‘ bin. Das hört sich so an, als müsste ich in wenig Zeit so viel wie möglich reinpacken und im Dauer-Hustle-Mode meine ToDo-Liste abarbeiten. Wie fühlst du dich denn, wenn du morgens aufstehst und daran denkst, dass du heute deine Zeit wieder managst?
Mir gefällt das Wort ‚Selbstmotivation‘ viel besser. Darin steckt für mich, dass ich selbst motiviert bin und voller Energie meine Ziele und Ideen verfolge. Das lässt mich morgens wirklich ‚selbstmotiviert‘ aus dem Bett springen. Dafür kann ich vielleicht vereinzelte Tools des Zeitmanagement verwenden, aber der Hauptfokus ist darauf gerichtet, dass ich einen Sinn in meinen Tätigkeiten erkenne, weil ich weiß, wohin sie mich bringen werden. Dazu möchte ich dir nun drei Schritte zeigen.
1. Kenne dein Ziel.
Der erste Schritt ist es, dein Ziel zu kennen. Nehmen wir das Beispiel einer Projektleiterin im IT-Bereich. Nennen wir sie Sophia. Sophia arbeitet in einer Dienstleistungsorganisation, betreut verschiedene Kundenprojekte und leitet ein Projektteam. Sophias Ziel ist es, ihr Team dabei zu begleiten, die Kundenanforderungen in den Projekten erfolgreich zu erfüllen. Sophia könnte also zunächst alleine für sich, dann aber auch gemeinsam mit ihrem Team überlegen, wie dieses Ziel noch genauer definiert werden kann. Ein Beispiel wäre hier, zu überlegen, wie die Kundenanforderungen genau aussehen und wie diese zufriedenstellend erfüllt werden können. Davon können dann entsprechende Unterziele abgeleitet und aufgeteilt werden. Für Sophia selbst ist dann wichtig zu wissen, was konkret ihr Anteil bei dieser Zielerreichung ist, um für sich und ihre Tätigkeit ein persönliches Ziel abzuleiten. Das Ziel, das eigene Team bei der erfolgreichen Teamzielerreichung zu unterstützen, kann somit noch einmal ganz konkret definiert werden. So könnte es Sophias Ziel sein, die Prozesse in ihrem Team so anzupassen, dass sich die Teammitglieder voll auf ihre Arbeit konzentrieren können.
2. Fokussiere dich auf das, was dich deinem Ziel näherbringt.
Der zweite Punkt bezieht sich darauf, dass Sophia sich nun ganz konkret darauf fokussiert, was sie ihrem Ziel näherbringt. Hier möchte ich auch Gary Keller aus seinem Buch „The One Thing“ zitieren, der fragt: Was ist konkret die eine Sache, die du heute tun kannst, um deinem Ziel näher zu kommen? Dadurch wird der Blick für das Wesentliche geschärft und ganz viele Dinge von der ToDo-Liste werden gleich verschwinden. Das wird aber kein schwerer Verlust für Sophia sein, weil sie weiß, dass sie an ihrem Ziel arbeitet. Und dann besteht die Möglichkeit, Deep Work zu praktizieren. Damit meine ich, dass du alle Ablenkungen ausschaltest und dich für einen gewissen Zeitraum ganz intensiv auf die Arbeit an deinem Ziel fokussierst. Hierfür ist es hilfreich, bereits im Voraus Blocker in deinem Kalender einzutragen, damit nichts und niemand diese Zeit stört. Und schenke auch du selbst diesem Zeitraum die Aufmerksamkeit, die er verdient hat. Du wirst dich wundern, was möglich ist, selbst wenn du nur 1-2 Stunden blockst, um nur an einer Sache zu arbeiten.
3. Miste aus und schaffe Platz für Positives.
Wenn du ganz zielgerichtet an deiner Priorität arbeitest und dich darauf fokussierst, wirst du auf einmal klar erkennen, was nicht wichtig ist. Ich möchte dich dazu ermutigen, deine ToDo-Liste großzügig auszumisten und zu überlegen, was nicht wichtig, dringend und keine Priorität ist. Das kann sehr befreiend sein. Ja, es geht, erfolgreicher und entspannter zugleich zu werden. Denn parallel zu deiner Ausmistaktion, arbeitest du ja fokussiert an der Erreichung deiner Ziele. Ich möchte dich auch ermuntern, die freigewordene Zeit nicht mit neuen ToDo’s zuzupflastern, sondern Raum und Platz für Positives, für Freiraum und Kreativität zu schaffen. Nehmen wir wieder das Beispiel von Sophia, die als Projektleitern nun auch wieder mehr Luft dazu hat, mit ihrem Projektteam und den Kunden in den Austausch zu gehen. Alternativ hat sie vielleicht auch weniger Überstunden und kann die freie Zeit für sich, Freunde und Familie nutzen.
Wenn du diese drei Tipps konsequent umsetzt, wirst du definitiv eine erste Erleichterung spüren. Ein weiterer Tipp ist, sich Pausen und Auszeiten zu schaffen. So könntest du dir gezielt, immer nach 1-2 Stunden Arbeit wenige Minuten einplanen, in denen du kurz durchatmest, etwas trinkst, einen gesunden Snack zu dir nimmst oder ähnliche Dinge tust, die dich entspannen. Außerdem kannst du zum Beispiel die Mittagspause nutzen, nach draußen zu gehen, vielleicht einen kleinen Spaziergang zu machen oder mit dich mit deinen Kolleg*innen zu einem tollen Mittagessen zu verabreden. Du weißt, was dir gut tut und was dich wieder entspannt, so dass du den zweiten Teil des Tages fokussiert und voller Energie angehen kannst.
Wenn du Führungskraft bist und Probleme damit hast, deinen Fokus zu behalten, kann ich dich gerne unterstützen. Schreibe mir an kontakt@jasmin-schweiger.de und wir sprechen, wie ich dich unterstützen kann.
