Mitarbeitergespräche – Wenn viele dieses Wort hören, bekommen sie schon Schweißausbrüche. Das gilt für Mitarbeiter*innen wie Führungskräfte gleichermaßen. Woran liegt es, dass dieses Thema so negativ besetzt ist? Auf Mitarbeiterseite stecken dahinter oftmals negative Erfahrungen, die im Laufe des Berufslebens gemacht wurden. Auf Führungskräfteseite sind Mitarbeitergespräche häufig so wenig positiv besetzt, weil diese Unsicherheit auslösen.
Es ist klar: Die wenigsten Führungskräfte tun sich leicht damit, Mitarbeiter*innen negative Informationen wie zum Beispiel Kritik mitzuteilen. Eine weitere häufige Befürchtung von Führungskräften ist, dass Mitarbeitergespräche im Konflikt enden, da diese beispielsweise mit eventuell geplanten Veränderungen nicht einverstanden sind. Aber auch bei Negativinformationen können Mitarbeitergespräche positiv verlaufen, wenn die folgenden sechs häufigsten Fehler von Führungskräften vermieden werden.
1. Die Führungskraft erreicht das Ziel des Gesprächs nicht.
Ein Fehler, der von Führungskräften häufig gemacht wird, ist, dass Gesprächsziele nicht erreicht werden. Noch schlimmer: Die Führungskraft weiß nicht einmal selbst, was sie mit diesem Gespräch erreichen möchte. Das ist ein Klassiker, der seine Ursache in fehlender oder mangelhafter Vorbereitung des Gesprächs hat. Wenn du dich als Führungskraft im Vorfeld nicht selbst fragst, was du mit diesem Gespräch erreichen möchtest, wirst du im Gespräch selbst auch nicht wissen, wohin es eigentlich gehen soll. Somit kannst du das Gespräch auch nicht entsprechend leiten und führen. Frage dich also selbst, um welche Art von Gespräch es sich handelt und was dein Ziel in diesem Gespräch ist. Hilfreich kann es sein, sich das Ziel vorher aufzuschreiben, um dieses klar vor Augen zu haben.
Nehmen wir an, du möchtest ein Kritikgespräch führen. Was ist also dein Ziel mit diesem Gespräch? Richtig, du möchtest, dass der/die Mitarbeiter*in ein bestimmtes Verhalten nicht mehr zeigt. Was ist also dein Ziel im Gespräch? Nein, nicht die Kritik zu äußern. Dein Ziel ist, ganz klar deine Erwartungen zu kommunizieren, wie ein adäquates Verhalten aussieht und hier beim/bei der Mitarbeiter*in für Einsicht zu sorgen. Mit diesem Wissen im Hinterkopf, kannst du also ganz klar deine Gesprächsstrategie ableiten.
2. Das Gespräch hat keine klare Struktur.
Ein ebenso häufiger Fehler ist, dass das Gespräch keine klare Struktur hat. Auch dies ist eine Folge von fehlender oder mangelhafter Vorbereitung. Bleiben wir beim Beispiel des Kritikgesprächs. Du brauchst hier einen Gesprächseinstieg, du konkretisierst ganz genau den Vorfall, den du ansprechen möchtest, du klärst anschließend die Sichtweise des/der Mitarbeiters*in, kommunizierst deine Erwartungen und arbeitest gemeinsam mit deinem/r Gesprächspartner*in an einer Lösung. Wenn ihr euch auf eine Lösung geeinigt hat, klärst du, was der/die Mitarbeiter*in braucht, um dies umzusetzen und beendest das Gespräch mit einem positiven, aber klaren Zukunftsausblick.
Ganz schön viel, oder? Jetzt stell dir vor, der/die Mitarbeiter*in reagiert emotional und du verlierst deinen Fokus im Gespräch. Ist dann noch ein sinnvoller Gesprächsabschluss möglich? Wahrscheinlich nicht. Verinnerliche dir also vorher die Gesprächsstruktur, die du anstrebst und auch hier kann es hilfreich sein, sich dies aufzuschreiben.
3. Das Mitarbeitergespräch startet und endet abrupt – ohne für eine angenehme Atmosphäre zu sorgen.
Häufig sind Führungskräfte bei Mitarbeitergesprächen unsicher und nervös – und vergessen, für eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu sorgen. Das bedeutet, dass die Beziehungsebene vergessen wird. Du möchtest das Gespräch schnell hinter dich bringen und startest gleich mit deinen Sachinformationen. Das überfordert jedoch den/die Gesprächspartner*in häufig, weil sich diese/r nicht auf das Gespräch einstimmen kann. Diese/r reagiert somit mit Ablehnung und nimmt den sachlichen Inhalt gar nicht mehr auf. Es ist also deine Aufgabe als Führungskraft, mit Small Talk in das Gespräch einzusteigen und somit zunächst eine positive Beziehung herzustellen, bevor du deine Sachthemen ansprichst. Ich persönlich steige immer mit Small Talk in ein Mitarbeitergespräch ein – außer es handelt sich um den absoluten Ausnahmefall einer (fristlosen) Kündigung. Hier ist die Atmosphäre schon so angespannt, dass es nichts bringen wird, vorher Small Talk zu führen.
4. Das Mitarbeitergespräch ist ein Monolog der Führungskraft.
Auch dieser Fehler wird aus Unsicherheit und Nervosität begangen. Aus Angst vor Widerspruch lassen Führungskräfte den/die Mitarbeiter*in gar nicht zu Wort kommen. Das Mitarbeitergespräch ist also ein Vortrag der Führungskraft, danach beendet diese das Gespräch und der/die Mitarbeiter*in ist so überfahren, dass er weder Fragen noch Zweifel oder sonstige Einwände einbringen kann. Der/die Mitarbeiter*in hat also das Gefühl, gar nicht gehört zu werden. Es entsteht bei ihm/ihr der Eindruck, dass seine/ihre Meinung nicht zählt. Somit fühlt er/sie sich auch nicht wertgeschätzt. Oftmals führt dies auch dazu, dass der/die Mitarbeiter*in von sich aus noch einmal auf die Führungskraft zugeht, um ungeklärte Punkte anzusprechen. Somit kostet es der Führungskraft letztendlich auch mehr Zeit, als wenn diese im Gespräch gleich die Zeit genommen hätte, Einwände zu behandeln. Achte also darauf, dass auch dein/e Mitarbeiter*in seine/ihre Sichtweise darstellen kann.
5. Wichtige Informationen werden durch die Führungskraft zu schwammig kommuniziert.
Schon häufig habe ich beobachtet, dass die Hauptinformationen von Führungskräften nicht deutlich genug kommuniziert werden. Somit verlässt der/die Mitarbeiter*in das Gespräch mit tausend Fragezeichen im Kopf. Missverständnisse sind hier also vorprogrammiert. Hintergrund ist, dass die Führungskraft Befürchtungen hat, unangenehme Themen mitzuteilen. Letztendlich bringt es aber hier nichts, um den heißen Brei herumzureden. Überlege dir also im Vorfeld, wie du die Information so klar wie möglich rüberbringst, um Missverständnisse und Chaos zu vermeiden. Überwinde dich, es ist zu deinem Vorteil und zum Vorteil deiner Mitarbeiter*innen.
6. Die Führungskraft informiert den/die Mitarbeiter*in nicht im Vorfeld.
Ein Mitarbeitergespräch sollte ein Gespräch auf Augenhöhe sein. Somit ist es deine Pflicht als Führungskraft, den/die Mitarbeiter*in im Vorfeld ausreichend zu informieren. Gehen wir mal davon aus, du tust es nicht. Versetze dich einmal in die Situation des/der Mitarbeiters*in. Diese/r wird dann ohne Vorwarnung und Vorankündigung aus seinem/ihrem Arbeitskontext herausgerissen. Er/Sie kann sich nicht vorbereiten, hat eventuell nicht die notwendigen Informationen. Wie würdest du dich dabei fühlen? Eine Defensivhaltung ist hier vorprogrammiert. Und du musst schon rhetorisch sehr gut sein, um in einem solchen Gespräch eine Einigung zu erzielen. Das heißt, nimm dir vorher die Zeit, deine/n Mitarbeiter*in rechtzeitig zu informieren und sende ihm alle notwendigen Informationen und Dokumente zu. Das zeugt auch von deiner Professionalität als Führungskraft.
Wenn du all deine Mitarbeitergespräche gut vorbereitest und dich selbst reflektierst, werden dir diese Fehler nicht passieren. Hilfreich kann es auch sein, in das Sparring mit einem Coach an deiner Seite zu gehen. So reflektierst du dich selbst und bekommst einen neuen Blick auf deine Gesprächsführung.
Wenn du Führungskraft bist und Probleme damit hast, gute Mitarbeitergespräche zu führen, kann ich dich gerne unterstützen. Schreibe mir an kontakt@jasmin-schweiger.de und wir sprechen, wie ich dich unterstützen kann.
