Meine Top-Tipps für Mitarbeitergespräche

Mitarbeitergespräche sind das Führungsinstrument Nr. 1.

Und nirgends zeigt sich Führungskompetenz so stark wie bei diesem Thema. Das ist meine Erfahrung aus mehrjähriger Tätigkeit in der Führungskräfte-Entwicklung.

Aus diesem Grund beleuchten wir in diesem Blog-Artikel, was dazu führt, dass Mitarbeitergespräche erfolgreich durchgeführt werden können.

• Wie läuft ein strukturiertes Mitarbeitergespräch ab?
• Wie können sinnvolle Ziele für das Mitarbeitergespräch gesetzt werden?
• Welche Haltung sollte die Führungskraft im Mitarbeitergespräch einnehmen?
• Wurden relevante Aspekte klar angesprochen?
• Wurden arbeitsrechtliche Aspekte beachtet?
• Du möchtest Mitarbeitergespräche noch souveräner führen?

Wie läuft ein strukturiertes Mitarbeitergespräch ab?

Ein gelungenes Mitarbeitergespräch folgt einer klaren Struktur – nicht nur, um effizient zu bleiben, sondern auch, um eine wertschätzende und lösungsorientierte Atmosphäre zu schaffen. Eine besonders bewährte Gesprächsstruktur ist das KOALA-Prinzip, das Führungskräften eine einfache Orientierung bietet:

• Kontakt herstellen: Einstieg ins Gespräch mit einem offenen, wertschätzenden Austausch – z. B. durch eine kurze persönliche Nachfrage oder ein Dankeschön für die Zeit des Mitarbeitenden.
• Orientierung geben: Transparenz über Ziel und Ablauf des Gesprächs – so weiß das Gegenüber, was auf es zukommt.
• Anliegen klären: Der inhaltliche Kern – z. B. Feedback, Zielvereinbarungen oder Entwicklungsthemen – wird klar angesprochen, mit Raum für die Perspektive beider Seiten.
• Lösungen entwickeln: Gemeinsame Vereinbarungen oder nächste Schritte werden erarbeitet.
• Abschluss gestalten: Das Gespräch wird wertschätzend abgeschlossen, offene Punkte werden zusammengefasst. Bei Bedarf wird gleich ein Folgetermin vereinbart, um den Fortschritt zu reflektieren.

Besonders wichtig: Eine gute Gesprächsatmosphäre am Anfang und Ende. Schon wenige Minuten Small Talk oder ein aufmerksames Zuhören können viel bewirken – und sorgen dafür, dass auch kritische Themen konstruktiv besprochen werden können.

Wie können sinnvolle Ziele für das Mitarbeitergespräch gesetzt werden?

Wie eine sinnvolle Zielsetzung für Mitarbeitergespräch aussehen kann, lässt sich am Besten anhand eines Beispiels veranschaulichen. Nehmen wir an, die Führungskraft führt einen Mitarbeiter, der regelmäßig zu spät kommt, was sich negativ auf die Arbeitsabläufe im Team auswirkt.

Die Führungskraft nimmt sich nun vor, das Thema in einem Gespräch anzusprechen und zu klären. Dabei könnte sie sich folgende Ziele setzen:

• Hauptziel: Dieses Ziel ist Kernziel des Gesprächs. In diesem Fall wäre das Hauptziel, das der Mitarbeiter die Arbeitszeiten künftig einhält.

• Mussziel: Das Mussziel ist sozusagen das Minimalziel. Das heißt, auch wenn es zu keiner Einigung kommt, sind dem Mitarbeiter nach dem Gespräch die Folgen seines Verhaltens sowie die Konsequenzen klar.

• Optimalziel: Das wäre der Best Case. In diesem Fall würde der Mitarbeiter die Arbeitszeiten zukünftig einhalten und es besteht zudem Einigkeit auf beiden Seiten.

• Alternativziel: Für jedes Gespräch macht es Sinn, sich vorher Alternativziele zu überlegen. Dabei ist Folgendes relevant: Die Führungskraft sollte versuchen, die Hintergründe des Mitarbeiterverhaltens sowie seine Perspektive zu verstehen. Nehmen wir an, der Mitarbeiter kommt immer zu spät, weil er sein Kind in den Kindergarten bringen muss. Wenn die Führungskraft nicht nachfrägt, wirs sie dies im Gespräch aber nicht erfahren. So können Führungskraft und Mitarbeiter auch nicht (gemeinsam) kreativ werden und alternative Lösungsmöglichkeiten erarbeiten. Auf diesen Praxisfall bezogen könnte dies zum Beispiel sein, dass eine separate Arbeitszeitreglung vereinbart wird. Mein Tipp an dieser Stelle: „Out of the box“ denken und überlegen, was kreative, innovative Möglichkeiten sind, das Thema zu lösen.

Welche Haltung sollte die Führungskraft im Mitarbeitergespräch einnehmen?

Neben Struktur und Inhalt entscheidet vor allem die innere Haltung der Führungskraft über den Erfolg eines Mitarbeitergesprächs. Wer sich rein auf Fakten konzentriert, ohne den Menschen dahinter wahrzunehmen, verfehlt oft das eigentliche Ziel: Vertrauen, Entwicklung und Zusammenarbeit zu stärken.

Ein professionelles Gespräch beginnt mit einer mitarbeiterorientierten und empathischen Grundhaltung. Gute Führung bedeutet hier, echtes Interesse am Gegenüber zu zeigen – und auch die Beweggründe und Sichtweisen der Mitarbeitenden verstehen zu wollen. Das bedeutet zuzuhören, nachzufragen und auf Zwischentöne zu achten, ohne vorschnell zu bewerten. Die Führungskraft könnte so beispielsweise sagen: „Mir geht es darum, Ihre Sichtweise zu verstehen, um eine gute Lösung zu finden.“

Ziel sollte immer eine gemeinsame Lösung sein, die für beide Seiten tragfähig ist – statt nur Entscheidungen „von oben“ zu kommunizieren. Ein Beispielsatz für das Gespräch könnte sein: „Mir ist es wichtig, dass wir eine Lösung finden, die für beide Seiten passt.“

Dabei ist es wichtig, den Fokus auf die einzelne Person zu richten: Vergleiche mit Kolleg:innen oder pauschale Urteile gehören nicht in ein konstruktives Mitarbeitergespräch. Sollte der Vergleich mit Kolleg:innen von den Mitarbeitenden forciert werden, könnte die Führungskraft beispielsweise sagen: „Wir sprechen nun über Sie, nicht über die Kolleg:innen.“

Gelingt es der Führungskraft, wertschätzend und gleichzeitig klar und bestimmt aufzutreten, entsteht eine Gesprächsatmosphäre, in der sich Mitarbeitende gesehen fühlen – mit ihren Bedürfnissen, Anliegen und auch möglichen Unsicherheiten. Dabei sollte die Führungskraft auch immer wieder klar Erwartungen kommunizieren, zum Beispiel mit dem Satzeinstieg „Ich erwarte…“.

Genau hier – in der Kombination von Mitarbeiterorientierung und Klarheit – liegt der Schlüssel für Entwicklung, Motivation und ein starkes Vertrauensverhältnis.

Wurden relevante Aspekte klar angesprochen?

Ein häufiger Fehler in Mitarbeitergespräch ist, dass um den heißen Brei herumgeredet wird. So werden die eigentlichen Kernaspekte, aufgrund derer die Führungskraft das Mitarbeitergespräch ursprünglich führen wollte, nicht klar angesprochen. Dies ist aber essentiell, um das Ziel des Gesprächs zu erreichen.

Natürlich sollte Feedback wertschätzend geäußert werden. Genauso wichtig ist es aber auch, wichtige Themen klar zu kommunizieren. Zudem relevant ist, dass das Gespräch mit einer klaren Vereinbarung über das weitere Vorgehen endet und abgestimmt wurde, wer was bis wann erledigt.

Klarheit ist der Startpunkt für gute Kommunikation im Mitarbeitergespräch – und genau deshalb sollten der Führungskraft auch die Ziele (wie oben beschrieben) vor dem Start des Gesprächs klar sein.

Wurden arbeitsrechtliche Aspekte beachtet?

Auch wenn Mitarbeitergespräche in erster Linie dem Austausch und der Weiterentwicklung dienen, dürfen arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen nicht außer Acht gelassen werden – insbesondere bei kritischen Themen wie Leistung, Verhalten oder möglichen Konsequenzen.

Führungskräfte sind keine Jurist:innen – aber sie tragen Verantwortung dafür, rechtssicher und korrekt zu kommunizieren. Dazu gehört zum Beispiel, keine Aussagen zu treffen, die später arbeitsrechtlich problematisch werden könnten, wie vorschnelle Androhungen von Abmahnungen oder Kündigungen.

Relevante gesetzliche Grundlagen können u. a. sein:

• das Kündigungsschutzgesetz (KSchG), insbesondere bei der Bewertung von Leistungsmängeln oder Verhaltensauffälligkeiten,
• das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), wenn es um faire Behandlung geht – z. B. keine Benachteiligung wegen Alter, Geschlecht oder Herkunft,
• das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), z. B. bei Gesprächen, die mitbestimmungspflichtige Maßnahmen betreffen,
• und Regelungen zur Fürsorgepflicht (§ 618 BGB), wenn Belastungen oder gesundheitliche Themen angesprochen werden.

Spätestens wenn sich aus dem Gespräch folgenreiche Maßnahmen ableiten lassen (z. B. Leistungsvereinbarungen mit Sanktionen), sollten Führungskräfte im Vorfeld Rücksprache mit der Personalabteilung oder dem Betriebsrat halten.

Wichtig: Ein Mitarbeitergespräch ersetzt kein formales arbeitsrechtliches Verfahren – aber es kann ein wichtiges Element sein, um Konflikten vorzubeugen, Missverständnisse auszuräumen und die Grundlage für nachhaltige Lösungen zu schaffen.

Du möchtest Mitarbeitergespräche noch souveräner führen?

Vielleicht kennst du die Situation: Das nächste Gespräch steht an, die Zeit für die Vorbereitung ist knapp – und du fragst sich, wie du deine Botschaft klar und gleichzeitig wertschätzend formulieren kannst

Ob es um Feedback, Konflikte, Motivation oder Zielvereinbarungen geht – in kaum einem anderen Format zeigt sich deine Führungskompetenz so unmittelbar wie im Mitarbeitergespräch. Und gerade deshalb empfinden viele Führungskräfte diese Gespräche als herausfordernd:

• ❌ Es fehlt an Struktur – das Gespräch verläuft im Kreis.
• ❌ Die Beziehung zum Mitarbeitenden leidet unter Missverständnissen.
• ❌ Heikle Themen werden nicht klar angesprochen oder eskalieren unnötig.

Das muss nicht sein.
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